Dokumentenmanagement in Liferay

Integriertes DMS mit Versionierungssystem

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Liferay DMS

Dreh- und Angelpunkt bei der Zusammenarbeit im Unternehmen und in Projekt-Teams ist gewöhnlich der Austausch und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten. Daher ist in das Basispaket ein Dokumenten Management System (DMS) mit zentraler Speicherung der Dokumente und umfangreichen Funktionen integriert.

Das Liferay DMS ist das Herzstück eines Liferay-Portals

Grundfunktionen eines DMS

  • Hochladen, Bearbeiten und Speichern von Dokumenten durch die Redakteure
  • Strukturierte Ablage in Form von Verzeichnissen, wie z. B. vom Windows-Explorer bekannt
  • Schutz vor unbefugtem Zugriff durch ein ausgeklügeltes Rechte- und Rollensystem
  • Ein- und Auschecken von Dokumenten (schützt vor gleichzeitiger Bearbeitung eines Dokuments durch unterschiedliche Nutzer)
  • Online-Vorschau für die wichtigsten Dokumentformate
  • Dokumente können mit „Tags“ (Schlagworten) versehen werden, als Grundlage für eine spätere Personalisierung des Portals

Unterstützte Dateitypen im Dokumenten Management System

Die Software unterstützt die gängigen Dokumentenformate:

  • DOC, DOCX (MS Word)
  • HTML (Websites)
  • MD (Markdown)
  • PDF
  • PPT, PPTX (MS Powerpoint)
  • TXT (Text)
  • XLS, XLSX (MS Excel)
  • XML

Hochgeladene Dateien in diesen Formaten werden automatisch – mitsamt der daraus extrahierten Metadaten – gelesen und in den Suchindex aufgenommen.

Zusätzlich können weitere beliebige Datenformate definiert werden, etwa für eigene Dateiformate oder CAD-Dateien. In diesem Fall erfolgt allerdings keine automatische Indexierung der Inhalte.

Ebenfalls können gängige Bilddaten wie jpg, gif, png, tiff und bmp verwaltet werden (ohne OCR-Funktion für die automatische Indexierung).

Versionierung

Insbesondere für geschäftsrelevante Dokumente bestehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Diese gelten nicht nur für analoge, sondern auch für digitale Daten.

Durch die Versionierung von Dokumenten lassen sich rasch ältere Versionen auffinden. Dies schafft Rechtssicherheit und hilft gleichzeitig beim Überblick, der häufig bei der Nutzung von Fileservern durch die parallele Speicherung verschiedenster Versionen verloren geht.

Workflows verwenden

Bei der Verwaltung von Dokumenten können Sie verschiedene Workflows nutzen. Standard ist das direkte Veröffentlichen von Dokumenten. Bei wichtigen Dokumenten können Sie auch einen 4-Augen-Workflow einsetzen. Diese beiden Workflows sind im Basispaket enthalten, optional lassen sich weitere Workflows ergänzen.

Eigene Dokumenttypen definieren

Unterschiedliche Dokumente erfüllen unterschiedliche Zwecke, etwa Verträge, Marketingunterlagen, Preislisten oder Protokolle. Das Portal bietet Ihnen die Möglichkeit, für diese Zwecke passende Dokumenttypen mit den dazugehörigen Metadaten zu definieren.

Bei Verträgen etwa sind unter anderem Vertragsbeginn und Vertragsende wichtig, bei Marketingunterlagen die Zielgruppe(n) usw. Dies ermöglicht eine strukturierte Ablage mit allen relevanten Metadaten. Zudem lassen sich die Dokumenttypen später nutzen, um gezielt nach Dokumenten zu suchen.

Bearbeiten von Dokumenten

Das Dokumenten Management System erlaubt das asynchrone Bearbeiten von Dokumenten. Wenn ein Nutzer ein Dokument bearbeiten möchte, checkt er es aus und nach der Bearbeitung wieder ein. Das Auschecken verhindert eine weitere Bearbeitung, damit nicht mehrere Nutzer am selben Dokument arbeiten und unterschiedliche Versionen abspeichern.

Falls eine gemeinsame Arbeit an Office-Dokumenten notwendig ist, können wir über die optionale Anbindung an einen separaten Open Office Server das synchrone Bearbeiten von Office-Dokumenten in Liferay ermöglichen. Hierbei arbeiten mehrere Redakteure gleichzeitig am selben Dokument und sehen auch live die Änderungen der jeweils anderen Redakteure.

Finden von Dokumenten

Jedes Dokument, das über das Dokumenten Management System (DMS) in das Portal hochgeladen wird, wird automatisch in den Suchindex aufgenommen. Dabei werden nicht nur die Metadaten, sondern auch die Inhalte von Dokumenten wie beispielsweise PDFs indiziert. Durch diese Volltextindizierung können Nutzer mithilfe der internen Suchfunktion des Portals gezielt nach Dokumenten suchen, die bestimmte Inhalte enthalten. Das spart nicht nur Zeit, sondern steigert auch die Effektivität und Effizienz bei der Suche nach relevanten Informationen und Dokumenten. Unternehmen profitieren somit von einem schnellen und einfachen Zugriff auf ihre gespeicherten Dokumente und Informationen, was letztendlich zu einer höheren Produktivität und besseren Geschäftsergebnissen führen kann.

Rollen- und Rechtemanagement

Das umfangreiche Rollen- und Rechtesystem ermöglicht es Administratoren, die Zugriffsrechte der Nutzer auf bestimmte Dokumente oder Ordner genau zu steuern. Die Zugangsbeschränkungen können dabei sehr granular eingestellt werden, sodass jeder nur die Dokumente sieht, auf die er auch tatsächlich zugreifen darf. Zudem können verschiedene Nutzerrollen und -gruppen angelegt werden, um eine noch feinere Steuerung der Zugriffsrechte zu ermöglichen. Dadurch wird sichergestellt, dass vertrauliche Dokumente nur von berechtigten Personen eingesehen und bearbeitet werden können. Das Rechtesystem dient auch dazu, die Inhalte auf der Plattform vor unbefugtem Zugriff und Manipulation zu schützen und sorgt somit für mehr Sicherheit in der Zusammenarbeit.

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Leitung Marketing & Vertrieb

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