Mitarbeiterportal
Vereinen Sie Software-Inseln in einer zentralen Plattform.

Ein Zugang, unendlich viele Anwendungen unter einem Dach.

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Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Mitarbeiterportal?

Eine Mitarbeiterportal Software ist eine browserbasierte Anwendung. Sie bündelt sämtliche Informationen, Prozesse und Applikationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Oberfläche. Dabei bietet sie den Vorteil, dass der Mitarbeiter direkt mit seinem Login am Betriebssystem auch im Portal angemeldet wird (Single Sign-on).

So könnte ihr Mitarbeiterportal aussehen

Mitarbeiterportal Vorteile

Für die Mitarbeiter wird alles personalisiert zur Verfügung gestellt, jederzeit und überall. Informationen, die zur Verrichtung der täglichen Arbeit benötigt werden, können vom Mitarbeiter schnell und aktuell über das Mitarbeiterportal beschafft und weitergegeben werden. Betriebliche Arbeitsabläufe und administrative Aufgaben werden effizient unterstützt.

Dazu können alle Mitarbeiter schnell, einfach und gleichzeitig erreicht werden (z. B. mithilfe von Push-Nachrichten). Es entsteht eine transparente und einheitliche Kommunikation im Unternehmen.

Durch gemeinsam nutzbare Funktionen wie z. B. Foren, Teamräume und gemeinsame Kalender wird die Zusammenarbeit weiter erleichtert.

Wissen und wichtige Informationen können einfach erfasst, organisiert und bereitgestellt werden. Durch digitale Bildungsangebote und E-Learning-Kurse können sich die Mitarbeiter jederzeit fortbilden. Onboarding-Prozesse werden vereinfacht. Kurz: Sie sparen Zeit und Kosten durch automatisierte und beschleunigte Geschäftsprozesse.

Mehr zum Thema virtuelle Zusammenarbeit

Für unsere Mitarbeiterportal Lösung setzen wir die Software Liferay ein, die 2021 von Gartner zum 11. Mal in Folge als Leader bewertet wurde.

Mitarbeiterportal Funktionen

Ihr Mitarbeiterportal sollte vor allem eines können: Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen abholen und die tägliche Arbeit vereinfachen. Doch auch Ihre Unternehmenskultur kann durch eine Portallösung unterstützt werden und regelrecht aufleben. Zum Beispiel über Push-Nachrichten, die alle Mitarbeiter gleichzeitig erreichen und in denen gute Nachrichten simultan geteilt werden können.

Die Portalsoftware Liferay bietet grundsätzlich sehr viele Funktionen, welche die Zusammenarbeit im Team effizient und übersichtlich machen. Übrigens besonders bei stark wachsenden Unternehmen (Skalierbarkeit).

Funktionen für Mitarbeiter

  • Einmaliges Anmelden (Single Sign-On)
  • Integration bereits bestehender Anwendungen
  • Collaboration Funktionen welche die Kommunikation im Team vereinfachen (Chaträume, Team-Gruppen, etc.)
  • Digitalisierte Arbeitsprozesse wie Urlaubsanträge, Budgetfreigaben, etc.
  • Mobiles Arbeiten / Home-Office (Responsives Design, Apps, etc.)
  • Wissensmanagement / Dokumenten Management System (DMS)
  • Digitale Weiterbildung (E-Learning)

Funktionen für HR

  • Integration aller HR-Informationen (Digitalisierung der Personalabteilung)
  • Steuerung über Rollen- und Rechtemanagement
  • Modernes Onboarding
  • Digitale Fortbildung / E-Learning
  • Digitalisierung von Personalprozessen (Urlaubsanträge, Lohnabrechnungen, ggf. Schnittstellen zu externen Partnern)
  • Expertensuche
  • Skalierbarkeit (starker Anstieg an Mitarbeitern)
  • DSGVO-konformes Hosting
  • Gelebte Unternehmens- und Informationskultur z. B. durch interner Newsletter, Push Nachrichten, Blog,…

Ein erfolgreiches Wissensmanagement heißt suchen und finden.

Wissensmanagement

Die Liferay Wissensdatenbank bzw. Knowledge Base ist ein bewährtes Modul, welches klassisches Wissensmanagement auf Basis einer Baumstruktur repräsentiert. Über die globale Volltextsuche werden Knowledge-Base-Artikel gefunden, sofern der Mitarbeiter die entsprechenden Leserechte besitzt. Dadurch bleibt bei einer sorgfältigen Pflege das Wissen im Unternehmen auffindbar und skalierbar.

Weitere Tools wie ein FAQ oder ein Wiki unterstützen professionelles Wissensmanagement ebenfalls. Dadurch kann z. B. der hausinterne Support deutlich entlastet werden.

Erfolgreiches Wissensmanagement
Mit internen Expertenprofilen können Konzerne ihre Stellen schneller besetzen.

Mitarbeiterprofile

In einem integrierten Mitarbeiterportal können die Profile Ihrer Mitarbeiter verwaltet werden. Dort finden Sie Schulabschlüsse, akademischer Grad, Hard- und Softskills, Projekterfahrungen und weitere Qualifikationen.

Dadurch haben Ihre Vorgesetzten und die Personalabteilung immer einen aktuellen Einblick über die Talente und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Finden Sie Mitarbeiter nach Profil und Qualifikation, z. B. in der Teamplanung oder für interne Stellen. Ein Mitarbeiterportal kann auch um HR-Komponenten erweitert werden.

Vorteile von Mitarbeiterverzeichnissen und Profilen
Mit Collaboration Tools können Dokumente simultan bearbeitet werden.

Collaboration

Eine der Stärken von Liferay liegt in der Collaboration bzw. Zusammenarbeit. Es bietet nützliche Werkzeuge und zahlreiche Möglichkeiten, um Doppelarbeit zu vermeiden. Teams, die gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten, können sich zum Beispiel innerhalb des Mitarbeiterportals einen geschützten Teamraum anlegen. Teamräume lassen sich dabei umfangreich ausstatten: Dokumenten-Verwaltung, Forum, Blog, Kalender und vieles mehr.

Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten erfolgt im Standard nacheinander und mit einer Erweiterung auch gleichzeitig.

Was steckt alles hinter Collaboration

Automation &
Prozessdigitalisierung

Eine Prozessdigitalisierung hilft das Alltagsgeschäft effizienter zu gestalten.

Automation & Prozessdigitalisierung

In einer Mitarbeiterportal-Software können Geschäftsprozesse digitalisiert werden. Es lohnt sich, kritisch zu hinterfragen, wie die täglich anfallende Arbeit im Unternehmen erledigt wird. Wo lassen sich Abläufe verbessern, vereinfachen oder sogar automatisieren?

Workflow Engines unterstützen Sie, Ihre Routineabläufe zeitsparend und einfach zu gestalten. Diese können ohne Medienbrüche durchgeführt werden, d. h. ohne ausdrucken, unterschreiben, stempeln und wieder einscannen. Das spart Zeit und es macht viele Prozesse effektiver und resistenter gegen Fehler.

Mit der Workflow Engine Kaleo können Sie in Liferay einfache Prozesse abbilden. Die Camunda BPM erlaubt das Modellieren mehrstufiger Workflows mit beliebig vielen Beteiligten. Beide Workflow Engines sind in unserer Portallösung nutzbar.

Mehr zum Thema Workflows in Liferay
Homeoffice

Homeoffice-Support

Ihre Mitarbeiter wollen an jedem Ort und zu jeder Zeit auf den Inhalt des Mitarbeiterportals zugreifen. Liferay ermöglicht ein responsives Design und hat damit auf die Frage nach flexibler Oberflächengestaltung und -logik eine Antwort. Es erlaubt Multichannel Publishing für Desktops sowie mobile Geräte wie Smartphones oder Tablet-PCs.

Entweder können für verschiedene Ausgabegeräte unterschiedliche Websites angelegt werden oder es wird bei der „All-In-One“-Lösung ein responsives Layout eingesetzt. Durch ein responsives Layout passt sich der Aufbau der Seite automatisch an die Darstellungsmöglichkeiten des Endgerätes an.

Gerade in Zeiten einer Pandemie sind Ihre Mitarbeiter flexibel und können jederzeit von Zuhause mit dem Mitarbeiterportal arbeiten.

Homeoffice-Support

Ein digitales Onboarding kann in einem Mitarbeiterportal stattfinden.

Digitales Onboarding

Ein Mitarbeiterportal kann Sie beim Onboarding (Einarbeitung) neuer Mitarbeiter unterstützen. Prozesse und Workflows können digitalisiert werden. Den neuen Mitarbeitern können alle Informationen zum Unternehmen im Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt werden.

Mitarbeiter können auf häufig gestellte Fragen im FAQ schnell Antworten finden und sich in Teams (Teamräume) mit direkten Teamkollegen organisieren. Mit einem digitalen Telefonbuch, im Idealfall mit einer Expertensuche, können Ansprechpartner für spezielle Themen schnell gefunden werden.

In einem Mitarbeiterportal ist eine Personalisierung essenziell.

Personalisierung

Inhalte lassen sich im Portal für Mitarbeiter personalisiert ausgeben, um eine Informationsüberflutung einzuschränken. Die zu personalisierenden Inhalte werden mit einer bestimmten Kategorie versehen, etwa für den Fachbereich eines Mitarbeiters oder den Standort. Diese Kategorien werden dem Mitarbeiter zugeordnet. Somit werden für jeden Mitarbeiter nur die für ihn relevanten Inhalte angezeigt.

Personalisierung ist hierbei vielfältig einsetzbar. Von Standort bezogenen News, abteilungsorientierten Blogbeiträgen, Räumen für Teams bis hin zu Dokumenten, die nur von bestimmten Personen gesehen werden dürfen, ist alles möglich.

Eine Expertensuche im Mitarbeiterportal hilft auf jeder Ebene.

Expertensuche

Eine Expertensuche, teilweise auch als Yellow Pages bekannt, hilft vor allem neuen Mitarbeitern, schnell und einfach einen Experten für einen gewissen Bereich zu finden. Über ein spezielles Suchformular können bestimmte gewünschte Eigenschaften wie Fachkompetenzen, Sprachkenntnisse oder Projekterfahrungen ausgewählt werden. Passende Experten werden daraufhin in einer Ergebnisliste angezeigt, wo sie sich anklicken lassen und auf das Profil verlinken.

Im Profil des Mitarbeiters werden seine Eigenschaften und seine Kontaktdaten dargestellt (entsprechend den Suchkategorien). Es enthält zusätzlich freie Felder, in denen er seine Expertise detaillierter beschreiben kann.

Dank responsivem Design sieht ein Mitarbeiterportal auf jedem Endgerät einladend aus.

Schnittstellen

Die Mitarbeiterportal-Software Liferay kann die Daten aus allen weiteren, im Unternehmen eingesetzten Software-Systemen (z. B. ERP, CRM etc.) zusammen führen (sofern diese über Web-Schnittstellen verfügen).

Die Anwendungen laufen nach wie vor eigenständig und können auch wie gewohnt bedient werden. Der Zugriff im Portal zentralisiert die wichtigsten Informationen über ein einheitliches und übersichtliches Front-End. Es können also z. B. die Gehaltsabrechnungen aus dem Finanzbuchhaltungssystem oder die offenen Supportanfragen beim IT-Support direkt über die Schnittstellenfähigkeit im Portal angezeigt werden.

Mehr zum Thema Server, Datenbank & Schnittstellen
Liferay ist enorm skalierbar. Wächst ein Unternehmen, kann die Architektur mitwachsen.

Integration & Skalierbarkeit

Liferay stellt die Grundlage für die Mitarbeiterportale unserer Kunden. Zusätzlich zur leistungsstarken Template-Engine bietet das Hybrid CMS eine Headless API. Damit können über Webschnittstellen viele Drittsysteme angebunden werden.

Das Mitarbeiterportal kann relativ mühelos in bereits bestehende Infrastrukturen integriert werden. Unabhängig davon, ob die Daten in Liferay vorgehalten werden oder in einem bestehenden Ökosystem eingebunden sind.

Der OpenAPI-Standard in Liferay ermöglicht unseren Entwicklern die Anbindung von Systemen mit Webschnittstellen. So kann ein nahtloses Frontend mit allen täglich notwendigen Prozessen und Abläufen erstellt werden.

Mehr zum Thema Liferay Schnittstellen
Liferay kann onpremise und in der cloud gehostet weden.

Hosting

Als langjähriger Mitarbeiterportal Anbieter kann comundus Ihr Mitarbeiterportal auf Wunsch gerne „On Premise“, also in Ihrem Rechenzentrum oder direkt bei Ihnen auf Servern im Haus. So haben Sie die Kontrolle über die Applikation – ein großer Vorteil gegenüber extern gelagertem Code. Selbstverständlich bieten wir auch Hosting in der Cloud an, z. B. bei einem DSGVO-konformen Rechenzentrum in Deutschland.

Benötigen Sie schnelle Erreichbarkeiten aus anderen Ländern, so können wir die Anwendung auch in einem vernetzen Servercluster installieren. So bleibt eine hohe Flexibilität, Geschwindigkeit und Skalierbarkeit gegeben.

Mehr zum Thema Clustering in Liferay CE
Dank der Nutzerverwaltung können verschiedene Rollen-und Rechte vergeben werden.

Nutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung kann ebenfalls über externe Systeme erfolgen, wie z. B. über ein Active Directory, das mit dem Mitarbeiterportal verbunden ist (z. B. via LDAP).

Im Mitarbeiterportal werden automatisch die User angelegt, die im Active Directory hinzugefügt werden, inklusive der bereits angelegten Rollen und Rechte. Ein Administrator muss die Nutzerverwaltung also nicht an zwei Stellen vornehmen, sondern wie gewohnt im Active Directory.

Doch die Administration in Liferay umfasst noch mehrere Tools und Funktionen zur Verwaltung der Plattform. Zum Beispiel können hier Inhalte und Seiten verwaltet werden.

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Häufig gestellte Fragen

Ein Mitarbeiterportal verbessert die interne Kommunikation, erleichtert den Zugriff auf Unternehmensinformationen und Ressourcen und fördert die Zusammenarbeit, was zu einer höheren Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter führen kann.
Ein Mitarbeiterportal ist eine browserbasierte Anwendung. Sie bündelt sämtliche Informationen, Prozesse und Applikationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Oberfläche. Dabei bietet sie den Vorteil, dass nur ein Benutzername und Passwort benötigt wird (Single Sign-on).
Manche Softwarelösungen haben ein benutzerdefiniertes Preismodell mit monatlichen oder jährlichen Kosten pro Benutzer oder nach Speicherbedarf. Andere bieten Lösungen in einer Basisversion kostenlos an und berechnen Erweiterungen (Freemium Modell). Mit Open Source Portallösungen haben Sie hingegen einen initialen Aufwand für Einrichtung und Integration in Ihre IT-Landschaft, es entfallen jedoch die monatlichen Kosten – es ist auch mehr Flexibilität gegeben als bei Produkten mit einem festen Funktionsumfang. Je nach Anforderung kommt eines oder mehrere dieser Modelle in Frage. Mit sehr spezifischen Anforderungen oder Schnittstellen und mehr als einer Handvoll Nutzern lohnt sich langfristig immer die Integration einer Portalsoftware wie z. B. Liferay.
Ein gutes Mitarbeiterportal zeichnet sich durch eine intuitive Benutzeroberfläche, eine benutzerdefinierte Informationsarchitektur, eine einfache Navigation, eine umfassende Suchfunktion und eine mobile Optimierung aus. Es sollte auch Collaboration Funktionen, News sowie eine Integration von Tools und Anwendungen umfassen, die für die tägliche Arbeit der Mitarbeiter relevant sind.
Ein Mitarbeiterportal sollte grundlegende Funktionen wie News, Teamräume und gemeinsame Kalender bieten. Eine Personalisierungsoption und eine einfache Benutzeroberfläche sind ebenfalls wichtig.
Grundsätzlich können Unternehmen jeder Größe und Branche von einem Mitarbeiterportal profitieren. Besonders Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und komplexen Arbeitsprozessen können von einem Mitarbeiterportal profitieren, um die Zusammenarbeit und den Informationsfluss zu verbessern und Prozesse zu vereinfachen.
Die Software Liferay eignet sich sehr gut für ein Mitarbeiterportal. Liferay ist eine führende Open-Source-Plattform, die eine breite Palette von Funktionen bietet, um ansprechende und kollaborative Web-Portale zu erstellen.
Bei Produkten mit festem Funktionsumfang sind Sie auf die Möglichkeiten der Integration angewiesen, die Ihnen der Anbieter ermöglicht. Bei Portalsoftware, wie z. B. der Open Source Plattform Liferay kann das Mitarbeiterportal integrativ auf Ihre Infrastruktur angepasst werden.
Mitarbeiterportale können dazu beitragen, die Effizienz von Arbeitsabläufen zu steigern, indem sie verschiedene Funktionen und Tools anbieten, die den Mitarbeitern dabei helfen, ihre Aufgaben schneller und effektiver zu erledigen. Dazu gehören die digitalisierung von internen Prozessen oder das zur Verfügung stellen von Tools und Kontakten.
Mitarbeiterportale können die Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen verbessern, indem sie eine zentrale Plattform bieten, auf der Mitarbeiter auf wichtige Informationen, Dokumente und Tools zugreifen können.
Mitarbeiterportale sollten sicher gestaltet sein und entsprechende Sicherheitsmaßnahmen wie z.B. sichere Authentifizierung, Verschlüsselung der übertragenen Daten und regelmäßige Updates durchführen. Dazu kommt noch die Erfüllung der Vorgaben des Datenschutzes (DSGVO).
Ein Mitarbeiterportal ist in der Regel eine spezielle Anwendung, die speziell für die Bedürfnisse der Mitarbeiter eines Unternehmens entwickelt. Ein Intranet hingegen ist eine interne Website, die Informationen und Ressourcen für alle Mitarbeiter eines Unternehmens bereitstellt. Ein Intranet ist also eine Teilmenge des Mitarbeiterportals.

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