Virtuelle Zusammenarbeit erfolgreich meistern

Mit modernen Mitteln effizient in Kontakt bleiben. Das bieten Collaboration Tools.

Die Bedeutung von virtueller Zusammenarbeit

Wie verknüpft man erfolgreich alle Mitarbeiter:innen eines Unternehmens?
Unabhängig von: Standort, Büro-Arbeitsplatz, Homeoffice oder Abteilungen.

Für eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit benötigt es folgende Voraussetzungen:

  • ein strukturiertes, digitales Dokumentenmanagement (DMS)
  • eine sehr gute Kommunikation & ein hohes Maß an Transparenz
  • die richtigen Collaboration Tools, die jeder Aufgabe gewachsen sind

Dabei gehen moderne Collaboration Tools in der virtuellen Zusammenarbeit weit über die Standards wie Mails und virtuelle Meetings hinaus.

Illustration: so funktioniert digitale Zusammenarbeit

Collaboration Tools

Moderne Portale bieten Collaboration Funktionen wie zum Beispiel Foren oder Social Media Kanäle für die interaktive Kommunikation an.
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Liferay Push Notifications

Will man innerhalb von Portalen eine bestimmte Personengruppe gleichzeitig informieren, so eignen sich die Liferay Push Notifications. Insbesondere für Mitarbeiter:innen ohne PC-Zugang ein hilfreiches Kommunikationstool via App.
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Umfragen und Bewertungen

In Liferay können Sie Mitarbeiterbefragungen oder Abstimmungen durchführen und verwalten. Dazu erstellen Sie Multiple-Choice-Fragen und erfragen die Meinung Ihrer Mitarbeiter über bestimmte Sachverhalte.
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Forum

Ein Liferay Forum ist ein digitaler Raum innerhalb eines Liferay-Portals, in dem Meinungen und Gedanken zu einem Thema ausgetauscht und diskutiert werden. Nutzer sprechen über ein Thema und helfen einander bei Fragestellungen.
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Microblog

Microblogging ist eine spezielle Form des Bloggens, bei der nur sehr kurze Mitteilungen veröffentlicht werden. In Microblogs werden eher fachliche Informationen, mit bis zu 200 Zeichen, in einer geschlossenen Gruppe ausgetauscht.
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Wann spricht man von einer virtuellen Zusammenarbeit?

Man spricht von einer virtuellen Zusammenarbeit, wenn Personen, die räumlich voneinander getrennt sind, mithilfe von Technologie und Kommunikationswerkzeugen zusammen arbeiten. Es kann sich um die Zusammenarbeit von Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen, Teams in verschiedenen Ländern oder Freiberuflern und Auftragnehmern handeln, die an einem gemeinsamen Projekt arbeiten.

Dabei ermöglicht die virtuelle Zusammenarbeit es Teams, unabhängig von ihrer geografischen Lage effektiv Informationen zu teilen. Digitale Kommunikationswerkzeuge wie E-Mails, Video- und Audio-Chat, virtuelle Meetings, Projektmanagement-Tools, gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und Dateien, sowie andere Tools und Plattformen können hierfür genutzt werden.

Eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit erfordert jedoch ein hohes Maß an Kommunikation, Transparenz, Vertrauen und Zusammenarbeit. Es ist auch wichtig, klare Ziele und Rollen festzulegen und sicherzustellen, dass jeder im Team über die notwendigen Ressourcen und Fähigkeiten verfügt, um seine Arbeit effektiv auszuführen.

Eine virtuelle Zusammenarbeit bringt enorme Vorteile für Mitarbeiter und Unternehmen.

Die virtuelle Zusammenarbeit in Liferay

Eine digitale Zusammenarbeit wird in Liferay durch zahlreiche Collaboration Tools unterstützt. Angefangen von einem professionellen Dokumentenmanagementsystem (DMS), das als Basis jeder Zusammenarbeit dient. Denn nur wenn von jedem Arbeitsplatz auf die gleichen Inhalte zugegriffen werden kann, stimmen die Grundvoraussetzungen. Dabei ist es das Ziel eines DMS, Anzahl der Duplikate von Dokumenten zu minimieren und einheitliche Dokumentversionen zu gewährleisten.

Weitere Tools, die eine digitale Zusammenarbeit in Liferay richtig effizient machen sind: Wikis und Wissensdatenbanken, Blogs, auch Microblogs, Foren, Teamräume und Chatfunktionen, Push Notifications, so wie Umfrage und Bewertungsmöglichkeiten.

Eine der vielen Möglichkeiten Mitarbeiter digital zu erreichen, sind Push Notifications. Durch die Bereitstellung von Echtzeitbenachrichtigungen können Teammitglieder schnell auf wichtige Updates, neue Veröffentlichungen, oder wichtige Aufgabenänderungen reagieren. Dies reduziert Verzögerungen und ermöglicht auch schnellere Entscheidungsfindungen, da alle gleichzeitig auf dem neuesten Stand sind.

Mit Umfragen und Bewertungsfunktionen gibt Liferay weitere nützliche Tools an die Hand, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Durch das Sammeln von Feedback von Teammitgliedern können Stärken und Schwächen in Projekten identifiziert und Verbesserungen vorgenommen werden. Dabei können Umfragen auch dazu beitragen, die Motivation der Teammitglieder zu steigern. Denn sie vermitteln das Gefühl, dass Meinungen gehört werden.

Das sagt Liferay über digitale Zusammenarbeit:

„Die Förderung der Zusammenarbeit ist für die Rentabilität Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung, weil sie das Potenzial eines Ihrer größten Assets freisetzt: Ihre Mitarbeitenden.“

Quelle: Liferay/Eine-Kultur-der-Zusammenarbeit-schaffen