Was ist ein Intranet?
Ein klassisches Intranet, bedient sich einer Bottom-Down Kommunikation und ist wie eine eigene, unternehmensinterne Webseite. Der Chef, die Führungsebene oder Abteilungsleiter nutzen das Medium, um Inhalte und News zu teilen. Früher waren die Inhalte sehr textlastig, Links blau verlinkt und die Darstellung würde man heute nicht mehr als benutzerfreundlich deklarieren.
Heutige Mitarbeiterportale sind eine Weiterentwicklung zum früheren Intranet. Während ein Intranet als internes Informationsmedium eingesetzt wurde und vorwiegend dem reinen Veröffentlichen von Informationen und Dokumenten diente, ermöglichen heutige Mitarbeiterportale eine Integration von Anwendungen, Abbildung von Prozessen (Workflows) und Funktionen zur interaktiven Zusammenarbeit. Und je mehr ein Intranet die interne Unternehmenskommunikation vereinfachen soll, umso eher spricht man von Social Intranet.
Was ist ein Social Intranet?
In einem Social Intranet werden Inhalte nicht (nur) zentral durch eine Redaktion zur Verfügung gestellt, sondern von Nutzern auch aktiv erstellt, bewertet und kommentiert.
Im Gegensatz zur klassischen Intranet-Lösung ermöglicht ein Social Intranet eine Bottom-Up und Side-to-Side Kommunikation in Form von Chats, Gruppen oder Foren. Leser werden zu Usern und können nun Beiträge kommentieren, liken, sich an Diskussionen beteiligen oder selbst welche initiieren. Die Kommunikation ist somit wesentlich interaktiver.
Für diese Art der Kommunikation sind unterschiedliche Endgeräte denkbar. Nicht nur der PC am Arbeitsplatz, sondern auch Smartphones und Tablets werden genutzt. Über ein Log-in kann jeder Mitarbeiter auch über sein privates Gerät in das (Mitarbeiter-)Portal einloggen.
Was ist ein Mitarbeiterportal?
Die Weiterentwicklung des Social Intranets hin zu einem Mitarbeiterportal liegt daher vor allem im Zugang. In den letzten Jahren wurde es immer wichtiger, auch Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz mit der Unternehmenskommunikation zu erreichen (z. B. über eine Mitarbeiter-App). Ein weiterer Vorteil besteht in der Bündelung der vielen verschiedenen Anwendungen und Programmen. Über nur einen Zugang sind alle erreichbar (Single Sign-On). So werden Insellösungen nach und nach abgebaut und in einer Oberfläche integriert.
Das Einloggen ist von jedem Endgerät nicht nur möglich, sondern auch erwünscht. Egal ob von zu Hause, während eines Kundenbesuchs oder auf internationalen Geschäftsreisen. Das Portal ist 24/7 zugänglich, bestenfalls über eine App verknüpft und hebt damit die räumliche und zeitliche Begrenzungen auf.
Inhaltlich sind einem Mitarbeiterportal sind keine Grenzen mehr gesetzt. Viele Redakteure können Inhalte zu den verschiedensten Themen erstellen und diese z. B. durch die Belegschaft kommentieren oder auch prüfen lassen. Das Portal dient ebenso der Archivierung und Dokumentation von Wissen und baut so Wissenssilos ab.
Die Einführung eines Social Intranets. Wie viel Überzeugungsarbeit ist notwendig?
Ein Portal einzuführen ist das Eine, doch werden die Mitarbeiter:innen es auch akzeptieren? Eine Reihe von Maßnahmen ist von den Verantwortlichen einzuleiten, damit es auch angenommen und genutzt wird. Bei jeder Einführung eines neuen Programms, verändern sich die Abläufe, die Nutzung und Dokumentation von Informationen und der Kommunikationsstil. Nicht alle Mitarbeiter:innen freuen sich über die Veränderung. Sie müssen an den neuen Arbeitsplatz, die neuen mitunter vielfältigen Möglichkeiten herangeführt werden. Dies gilt auch für die Organisation und das Management. Ein frühes Einbeziehen in die Konzeption und das Hervorheben der Vorteile sind essenziell.
Parallel vollzieht sich eine Anpassung der organisatorischen und kulturellen Arbeitskultur.
Wenn alle Ebenen den Prozess des Lernens und Akzeptierens abgeschlossen haben, können weitere Maßnahmen für das Unternehmen im Ganzen eingeleitet werden.
Hierbei geht es mehr um Anpassung der Arbeitsroutinen, Arbeitskultur und dem allgemeinen Verständnis bzgl. der Kommunikations- und Koordinationsprozesse. Sicherlich sind die beiden Schritte bzw. Phasen in der Projektpraxis nicht ganz überschneidungsfrei.
Was ist die beste Portallösung für mein Unternehmen?
Wer sich im Unternehmen einem Digital Workplace oder Mitarbeiterportal für alle Benutzer nähern möchte, wird an einer Entscheidung für eine Portallösung nicht vorbeikommen. Der Markt bietet proprietäre Lösungen und Open Source Portal-Software, sowie zahlreiche Mitarbeiter-Apps an. Das Angebot ist vielfältig und schwer zu bewerten.
Da lohnt es sich, einen Blick auf eine 2022 erschienene Studie von Gartner zu werfen. Gartner empfiehlt Unternehmen, Open Source Portale als ernsthafte Alternative zu proprietären Produkten in Betracht zu ziehen. Der Analysegigant hat zu diesem Thema ein Research-Paper veröffentlicht: http://www.gartner.com. Fünf Anbieter von Portal-Software beherrschen den Markt bei Mitarbeiterportalen: Microsoft, IBM, Oracle, SAP und Liferay. Open Source Portale halten Schritt im Umfeld der proprietären Systeme. Die Technologieentscheidung sollte in den Konzeptionsprozess eingebettet werden, damit sich am Ende die eingesammelten Erwartungen und Wünsche der Mitarbeiter in den Funktionen des Mitarbeiterportals wieder finden.
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