Portal Software Vergleich
6 Tipps für die Auswahl der richtigen Softwarelösung

Marktanbieter intelligent vergleichen.

Inhaltsverzeichnis

Wie vergleicht man Portal Software?

Für einen gelungenen Portal Software Vergleich, ist es zielführend zunächst ein paar Kernfragen zu beleuchten. Denn jede Softwarelösung deckt bestimmte Bereiche ab, andere eventuell nicht oder nur rudimentär. Zudem fallen nicht nur unterschiedliche Kosten, sondern auch unterschiedliche Kostenarten an.

1. Geschäftsmodelle verstehen und vergleichen

Ein Portal als Projekt

Im Rahmen eines Projekts wird eine Software nach Kundenbedürfnissen implementiert. Das könnte z. B. Microsoft Sharepoint oder Liferay sein. Bei MS Sharepoint würde in diesem Fall Lizenzgebühren anfallen, abhängig von der Anzahl der User. Bei Liferay gibt es zwei Versionen. Zum einen die kostenlose Community Edition (Liferay CE), zum anderen Liferay DXP. Bei der DXP Version fallen regelmäßige Servicegebühren an. Beide Liferay Versionen sind im Gegensatz zu Microsoft-Produkten open-source und unterscheiden sich im Umfang voneinander nur wenig.

WICHTIG: Das Hosting bei Projekten übernimmt in der Regel der Kunde selbst. Damit ist dieser oder sein Dienstleister für den Betrieb verantwortlich.

Ein Portal als Produkt

„Fertige“ Software-Produkte als Cloudlösung: Hier wird in der Regel ein Standard Produkt angeboten, das fertig entwickelt und konzipiert ist, und daher nur geringfügig an Kundenwünsche oder Bedürfnisse angepasst werden kann. Die Kosten werden meist monatlich abgerechnet je nach Anzahl der Nutzer und/oder Speicherplatz.

WICHTIG: das Hosting und damit den Betrieb der Software übernimmt der Hersteller des Produkts.

2. Portal Software Kosten vergleichen

Funktionsumfang und Kosten sind im Portal Software Vergleich oft die heikelsten Themen. Je nachdem welchen Funktionsumfang Unternehmen bei einem Portal haben, werden Sie sich für einen Anbieter entscheiden. Doch die künftigen Kosten zu vergleichen ist schwierig, denn nicht bei allen Anbietern entstehen die gleichen Kostenarten.

Lizenzkosten

Die meisten Portal-Software Anbieter bieten Lizenzen an, die die Nutzung der Software durch eine bestimmte Anzahl von Nutzern oder auf einer bestimmten Anzahl von Servern erlauben. Die Kosten für die Lizenzen können je nach Anzahl der Nutzer und der Funktionen, die benötigt werden, stark variieren. Es gibt aber auch lizenzkostenfreie Portal Software, wie z. B. Liferay CE.

Implementierungskosten

Die Implementierungskosten umfassen die Kosten für die Installation und Konfiguration der Portal Software, einschließlich der Anpassung an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Diese Kosten können je nach Komplexität der Implementierung sehr unterschiedlich sein. Je geschlossener eine Software, desto aufwändiger kann die Integration in eine bestehende IT-Infrastruktur sein.

Schulungskosten

Es kann erforderlich sein, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens geschult werden müssen, um die Portal Software effektiv nutzen zu können. Die Kosten für Schulungen können je nach Umfang und Art der Schulung variieren. In manchen Leistungspaketen sind Schulungen bereits enthalten, in anderen nicht.

Hosting-Kosten

Wenn die Portal Software in der Cloud bereitgestellt wird, können zusätzliche Kosten für die Hosting-Dienste anfallen, einschließlich der Kosten für den Speicherplatz und die Bandbreite. Prüfen Sie vorab, wer das Hosting der Software übernimmt.

Wartungskosten

Die Wartungskosten umfassen die Kosten für die laufende Wartung und Unterstützung der Portal Software. Dazu gehören auch die Kosten für Upgrades und Patches, um sicherzustellen, dass die Software immer auf dem neuesten Stand ist.

Gesamtkosten

Um die Gesamtkosten eines Portals ermitteln zu können, brauchen Sie einen detaillierten Anforderungskatalog. Mit diesem können Sie den besten Anbieter herausfiltern. Normalerweise erhalten Sie im Anschluss ein Angebot, das konkret an ihrem Anforderungskatalog ausgerichtet ist. Nun können Sie die Gesamtkosten zumindest abschätzen und ggf. die Portal Software Kosten miteinander vergleichen.

Für einen perfekten Portal Software Vergleich sollten die Zielgruppen berücksichtigt werden.

3. Zielgruppe und Einsatzzweck: Für wen wird ein Portal erstellt?

Im Portal Software Vergleich lassen sich alle Arten von Webportalen danach aufteilen, welche Zielgruppe sie ansprechen und wie sie zum Einsatz kommen. Man unterscheidet zunächst zwischen öffentlichen und nicht öffentlichen Portalen.

Öffentliche Portale

Öffentliche Portale können normale Webseiten oder Community Portale sein und dienen dem Außenauftritt eines Unternehmens oder einer Gruppe. Der Öffentlichkeit werden Informationen zur Marke zugänglich gemacht und Interessenten können mehr über das Unternehmen und dessen Produkte erfahren.

Nicht-öffentliche Portale

Nicht-öffentliche Portale sind in der Regel spezifisch für ein Unternehmen und dessen Mitarbeiter vorgesehen. Das gängigste Beispiel ist ein Intranet. Aber auch HR-Portale und Mitarbeiterportale richten sich in erster Linie an die Belegschaft. Vereinzelt kann es auch zum Datenaustausch mit Dienstleistern innerhalb des Portals kommen, zum Beispiel bei der Lohnabrechnung.

Webportale und ihre Zielgruppen:

  • Intranet: geschlossen, nicht-öffentlich, ausschließlich für Mitarbeiter (gilt auch für Social Inranet)
  • Mitarbeiterportal: geschlossen, nicht-öffentlich, für Mitarbeiter. Gegebenenfalls haben Dienstleister, wie Steuerberater, eine Schnittstelle.
  • Kundenportal: geschlossen, öffentlich, kann für Verbraucher oder Geschäftskunden sein. Der Zugang erfolgt über einen Benutzernamen und Passwort.
  • Lieferantenportal: geschlossen, öffentlich, für Lieferanten mit Zugangsdaten.
  • Self-Service-Portal: geschlossen, öffentlich, kann für Verbraucher oder Geschäftskunden sein. Der Zugang erfolgt über einen Benutzernamen und Passwort.
  • Recruiting-Portal: geschlossen, öffentlich, sowohl Bewerber als auch Unternehmen auf Mitarbeitersuche haben Zugänge.
  • Partner-Portal: geschlossen, öffentlich, reines B2B-Portal z. B. für Wiederverkäufer

Weitere nicht-öffentliche Portale sind z. B. Kundenportale. Kunden, egal ob Geschäftskunden oder Endkunden, erhalten einen Zugang und können so ganz spezifische Dienstleistungen oder Produkte einsehen. Ein gängiges Beispiel ist zum Beispiel das Kundenportal eines Mobilfunkanbieters. Sowohl Geschäftskunden, also auch Endkunden können sich hier über Tarife, Preise, Rechnungen und andere Themen informieren und auch selbst Anpassungen, wie beispielsweise einen Tarifwechsel, vornehmen. Damit wird dieses Portal zu einem Self-Service-Portal, da sich der User selbst helfen kann.

Weitere Serviceportale können, z. B. Partnerportale oder HR-Portale oder sein.

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Beispielbild: so könnte ein Intranet aussehen

4. Allrounder vs. Spezialist

Jedes Portal, egal für welche Zielgruppe, sollte weder zu groß noch zu klein dimensioniert sein. Die Anforderungen müssen erfüllt werden, doch wie sieht es aus, wenn das Unternehmen schnell wächst? Wie skalierbar ist die gewählte Lösung?

Im Portal Software Vergleich unterscheidet man grundsätzlich zwei verschieden Arten von Systemen: Es gibt es Allrounder Systeme wie bspw. Liferay, Adobe und Sharepoint. Diese bieten einen sehr breiten Funktionsumfang an und erfüllen damit bereits zum größten Teil die Anforderungen der meisten Unternehmen. Sie sind skalierbar und damit optimal auf Unternehmen ausgelegt, die mehrere Standorte haben oder bereits relativ groß sind. Ebenso gibt es Spezialsysteme, die einen bestimmten, aber auch begrenzten Aufgabenbereich in der Tiefe abdecken. Zum Beispiel Zendesk. Diese Softwarelösung ist auf Servicemanagement und Helpdesk Anwendungen spezialisiert.

Für die Herausforderung einer einheitlichen Zeiterfassung gibt es wiederum zahlreiche Apps auf dem Markt, die angrenzende Themen wie eine digitale Lohnabrechnung anbieten. Diese sind aber im Umfang der Funktionen überwiegend begrenzt. Dennoch können sie optimale Lösungen sein, wenn spezifische, aber abgrenzbare Anforderungen digitalisiert werden sollen.

TIPP: Stellen Sie intern die richtigen Fragen. Brauchen wir ein Tool für die Zeiterfassung oder sollen auch Prozesse abgebildet werden können?

So vergleichen Sie verschiedene Softwarelösungen für Portale

5. Softwarelösungen unterscheiden

Im Portal Software Vergleich unterscheidet man auch die Art der Software. Von Open-Source bis hin zu individuellem Projekt haben alle Vor- und Nachteile.

1. Lizenzkostenfreie Open-Source Portal Software

Open-Source Portal Software ist zwar in der Regel lizenzkostenfrei, aber nicht kostenlos. Teilweise fallen auch bei Open-Source-Software Servicegebühren für die Aufrechterhaltung der Sicherheit und der Weiterentwicklung an. Nur bei Community Editions (CE) übernimmt eine große Community von Entwicklern auf der ganzen Welt diese Unterstützungsleistung. Im Portal Software Vergleich daher eine bevorzugte Lösung.

Einige der bekanntesten Open-Source Portal Software Lösungen sind:

  • Liferay CE
  • Liferay DXP
  • Jahia
  • eXo Platform
  • Drupal

Diese Softwarelösungen bieten eine Vielzahl von Funktionen und sind oft flexibel anpassbar.

2. Lizenzkostenpflichtige Portal Software und Produkte

Lizenzkostenpflichtige Portal Software wird von Softwareunternehmen entwickelt und vertrieben. Sie können in der Regel entweder gekauft oder gemietet werden. Einige der bekanntesten Produkte sind

  1. Adobe Experience Manager (AEM)
  2. IBM WebSphere Portal
  3. Microsoft SharePoint Portal.

Diese Produkte bieten eine große Anzahl von Funktionen und können oft durch Module erweitert werden.

3. Individuelle Softwarelösungen

Individuelle Portal Software Lösungen werden speziell für Unternehmen oder für bestimmte Anforderungen meist auf Basis von Software-Frameworks entwickelt. Sie sind sehr individuell und können eine große Anzahl von Funktionen bieten. Maßgeblich sind die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens, an die das Portal bis zum letzten Bit angepasst wird. Im Portal Software Vergleich die flexibelste, aber auch teuerste Variante.

Egal ob Open-Source, lizenzkostenpflichtig oder individuell programmiert – jede Portal Software hat ihre Daseinsberechtigung. Denn, jedes Unternehmen bringt einen eigenen, individuellen Anforderungskatalog mit, und eine dieser Softwarelösungen bildet die Anforderungen ab.

6. Vor- und Nachteile der verschiedenen Softwarelösungen

Ein Portal Software Vergleich ist nicht einfach, denn alle Lösungen bieten unterschiedliche Vor- und Nachteile.

6.1 Open-Source Software

Vorteile

  • Lizenzkostenfrei: Bei Open-Source Portal Software fallen keine Lizenzkosten an, was für Unternehmen mit begrenztem Budget attraktiv ist. Allerdings können teilweise Servicegebühren für Sicherheitsupdates anfallen. Vor allem bei Laufzeiten über 5 Jahren und wachsenden Strukturen macht sich der Kostenvorteil bemerkbar, da keine Lizenzgebühren pro Mitarbeiter oder Speicherplatz gezahlt werden müssen.
  • Anpassungsfähigkeit: Sie ist oft flexibel und kann an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden.
  • Community-Support: Open-Source Portal Software wird von einer großen Community von Entwicklern auf der ganzen Welt unterstützt, die Fehler beheben und neue Funktionen hinzufügen können.
  • Skalierbarkeit: Sie ist in der Regel skalierbar und kann mit jedem Wachstum eines Unternehmens mithalten. Auch, wenn z. B. Firmen dazu gekauft werden. Durch die offene Software-Architektur können weitere IT-Infrastrukturen integriert werden und Mutter- und Tochterfirma können unter dem Dach des Liferay Portals zusammenarbeiten. Die Wahrscheinlichkeit, dass bestehende Anwendungen nicht integriert werden können, ist bei einer guten Planung und der Unterstützung durch einen erfahrenen Dienstleister sehr gering.
  • Anpassbarkeit: Da die Software open-source ist, ist sie sehr gut an die Infrastruktur eines Unternehmen anpassbar. Sie kann die Bedürfnisse oder speziellen Anforderungen eines Unternehmens abbilden und echte Lösungen bieten.
  • Schnittstellen: Durch den offenen Quellcode sind Schnittstellen kein Problem. Selbst komplexe Anbindungen können mit einem erfahrenen Dienstleister realisiert werden.
  • Hosting: Eine Installation on premise ist nach Kundenwunsch häufig möglich. Eine Cloud-Lösung ist immer möglich.

Nachteile

  • Kein offizieller Support: Da Open-Source Portal Software kostenlos ist, gibt es (in vielen Fällen) oft keinen offiziellen Support des Herstellers. Bei diesem Modell beschäftigt sich die Community mit der Behebung von Bugs und dem Test von neuen Versionen. Am Beispiel von Liferay sind das allerdings tausende Entwickler weltweit – dies kann durchaus positiv sein und die Geschwindigkeit von Fehlerbehebungen deutlich beschleunigen.
  • Komplexität: Die Anpassung von Open-Source Portal Software erfordert oft umfangreiches technisches Wissen und muss gut begleitet sein.
  • Kosten: Vor dem Start muss Zeit für die Konzeption eingeplant werden, da es kein „Produkt von der Stange“ ist, sondern die Portal Software auf die Anforderungen angepasst wird. Die Integration in bestehende Systeme und der Zuschnitt auf individuelle Bedürfnisse kostet Entwicklungs-Ressourcen. Diese Initialkosten sind im ersten Jahr höher als bei lizenzkostenpflichtigen Produkten, amortisieren sich über die Laufzeit und sind spätestens dann günstiger als die laufenden Kosten von lizenzkostenpflichtigen Systemen.
  • Zeit: In der Regel müssen mind. 3–4 Monate für die Planung und Konzeption eingerechnet werden, sowie die Zeit der Entwicklung. Ein schneller Start innerhalb eines kurzen Zeitfensters ist nur selten möglich.

Tipp: Wenn ein Unternehmen nur begrenzte IT-Ressourcen hat und nicht über eigene Entwickler verfügt, empfiehlt es sich, mit einem erfahrenen Dienstleister zusammenzuarbeiten, der auf die jeweilige Software spezialisiert ist.

TIPP: Klären Sie vorab, welche Anwendungen und Programme zwingend in dem geplanten Portal eingebettet werden müssen, und mit welchen Schnittstellen dies möglich ist.

6.2 Lizenzkostenpflichtige Softwarelösungen und Produkte

Vorteile

  • Offizieller Support: Lizenzkostenpflichtige Portal Software wird in der Regel von einem offiziellen Support-Team unterstützt, das bei Problemen und Fragen helfen kann. Ebenso bieten die Hersteller meist Schulungen für Mitarbeiter an. Unser Tipp: Prüfen Sie, ob die Schulungen im Leistungspaket enthalten sind. Je nach Komplexität und Anzahl der Mitarbeiter können hier weitere Kosten entstehen.
  • Funktionsumfang: Lizenzkostenpflichtige Portal Software bietet oft eine Vielzahl von Funktionen, die den gängigsten Anforderungen der meisten Unternehmen entsprechen. Die Hersteller betreiben regelmäßig Marktrecherchen, um die Funktionen auf die Zukunft auszurichten.
  • Stabilität und Qualität: Lizenzkostenpflichtige Portal Software wird von erfahrenen Softwareunternehmen entwickelt und ist in der Regel stabil und sehr guter Qualität.
  • Zeit: In der Regel kann ein fertiges Portal-Produkt schneller eingesetzt werden, als eine individuelle Entwicklung, da das Produkt bereits existiert. Dies kann ein Vorteil sein, wenn standardisierte Anforderungen schnell gelöst werden sollen, wie z. B. Urlaubsanträge, einheitliche Zeiterfassung, usw.
  • Hosting: Eine Vielzahl von lizenzkostenpflichtigen Produkten wird in einer Cloud gehostet. Ist Hosting „on premise“ für Sie wichtig, sollten Sie diese Möglichkeit vorab klären.
  • Kosten: Viele lizenzkostenpflichtigen Produkte sind zunächst günstig in der Erstanschaffung, da die Lizenzkosten pro Mitarbeiter oder nach Speicherplatz berechnet werden. Sind keine größeren Wachstumspläne des Unternehmens in Sicht, können die Kosten hier überschaubar und kalkulierbar bleiben.

Nachteile

  • Kosten: Lizenzkostenpflichtige Portal Software kann teuer sein und für Unternehmen mit begrenzten Budgets eine Herausforderung darstellen. Mit steigender Mitarbeiterzahl, weiteren Standorten oder neuen Wachstumsfeldern und damit höherem Speichervolumen, können die Kosten enorm ansteigen.
  • Eingeschränkte Anpassung: Lizenzkostenpflichtige Portal Software kann in der Regel nicht so individuell an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden wie Open-Source Softwarelösungen. Die Lösungen sind in ihrem Umfang klar definiert und damit begrenzt. Decken die Funktionen die Bedürfnisse eines Unternehmens nicht ab, können sie gar nicht oder nur schwer erweitert werden.
  • Abhängigkeit von einem Anbieter: Da lizenzkostenpflichtige Portal Software von einem bestimmten Anbieter entwickelt und vertrieben wird, sind Unternehmen von diesem Anbieter abhängig. Werden die Bedürfnisse nicht mehr optimal abgedeckt, kann es sehr schwierig sein zu einer anderen Software und damit zu einem anderen Anbieter zu wechseln. Insbesondere, wenn die bestehende Portal Software tief in die IT-Systemlandschaft des Unternehmens integriert ist.
  • Integration: ein fertiges Portal-Produkt kann nicht immer an bestehende Systeme angebunden werden, da die Schnittstellen von den Herstellern nicht vorgesehen sind. Dies kann dazu führen, dass bereits bestehende Anwendungen neben der neuen Portal Software im Einsatz bleiben und es kommt ggf. zur doppelten manuellen Pflege von Daten. Unser Tipp: Klären Sie vorab, welche Anwendungen in die neue Softwarelösung integriert werden können und welche Anwendungen ersetzt werden. Müssen zu viele bestehende Anwendungen außerhalb der Software weiterhin betrieben werden, ist diese nicht optimal auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtet.
  • Komplexität: Je nach Größe und Umfang des Produkts kann auch hier die Integration sehr komplex werden, was zusätzliche Ressourcen innerhalb des Unternehmens erfordert.
  • Skalierbarkeit: Wenn Unternehmen wachsen und weitere Standorte eröffnen oder andere Firmen übernehmen, können zusätzliche Nachteile bei der Verwendung von lizenzkostenpflichtiger Portal Software auftreten. Bei der Übernahme von Firmen ist zu beachten, dass diese eigene IT-Infrastrukturen mitbringen, die ggf. nicht nahtlos in das lizenzkostenpflichtige Produkt integriert werden können. Da die Anbindung über Schnittstellen in geschlossenen Portal-Systemen nicht immer möglich ist, besteht die Gefahr, dass sich die Unternehmen nicht unter dem Dach der Portal Software zusammen finden können und langfristig mit zwei Systemen weitergearbeitet werden muss.

TIPP: Klären Sie die Wachstumsabsichten und den Bedarf an Skalierungsmöglichkeiten. Nur so können Sie Annahmen für die Kostenstruktur der nächsten Jahre treffen. Arbeiten Sie mit Usecases.

6.3 Individuelle Softwarelösungen

Vorteile

  • Anpassungsfähigkeit: Individuelle Softwarelösungen können genau an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden. Spezifische Geschäftsprozesse oder besondere Bedürfnisse von Kunden können individuell abgebildet werden und damit zur Effizienzsteigerung beitragen.
  • Wettbewerbsvorteil: Eine individuelle Softwarelösung kann einem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem es eine einzigartige Lösung bietet, die von anderen Unternehmen nicht genutzt werden kann, da diese in standardisierte Produkte nicht integriert ist.
  • Volle Kontrolle: Eine individuell entwickelte Portal Software bietet Unternehmen die volle Kontrolle über ihre Software.
  • Sicherheit: Eine individuelle Programmierung ermöglicht ein hohes Maß an Sicherheit, indem Schwachstellen in der Software vermieden und die Daten des Unternehmens optimal geschützt werden können.
  • Integration: Eine individuell programmierte Softwarelösung kann nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens integriert werden, wodurch sich Prozesse weiter optimieren und automatisieren lassen.
  • Kostenersparnis: Obwohl individuelle Entwicklungen in der Regel zunächst mit höheren Kosten verbunden sind, kann es dennoch eine optimale Lösung darstellen. Gerade wenn sehr spezifische Anforderungen definiert sind, kann ein Portal genau auf diese Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten und somit zu Einsparungen und Effizienzsteigerungen realisiert werden.

Nachteile

  • Kosten: Individuelle Softwarelösungen können teurer sein als lizenzkostenfreie Open-Source-Software oder lizenzkostenpflichtige Produkte. Gerade die Weiterentwicklung und regelmäßige Anpassungen, die mit dem Geschäftsbetrieb oder der Anpassung an neue (Sicherheits-)Anforderungen einhergehen, müssen mit berücksichtigt werden.
  • Längere Entwicklungszeit: Die Entwicklungszeit ist in der Regel deutlich länger, als bei vorgefertigten Lösungen. Die Projektdauer kann je nach Anforderungskatalog und Umfang unter Umständen Jahre betragen.
  • Technische Abhängigkeit: Da individuelle Softwarelösungen oft von einem speziellen Entwicklerteam oder einer speziellen Firma entwickelt werden, sind Unternehmen von dieser Firma abhängig und es kann schwierig sein, zu einem anderen Anbieter zu wechseln. Achten Sie hier auf eine gute Dokumentation.
  • Mangelnde Flexibilität: Individuelle Portal Software Lösungen können zwar an spezifische Anforderungen angepasst werden, aber sie können möglicherweise nicht so flexibel sein wie lizenzkostenfreie Open-Source-Software, die von einer breiten Community entwickelt wird.

TIPP: Prüfen Sie ob ihre Anforderungen sehr speziell sind oder ob diese von den meisten Portal Software Anbietern bereits gelöst werden können. Sind nur wenige Abläufe/Anforderungen sehr speziell und es besteht bereits eine Anwendungslösung oder ein Programm, kann es vorteilhaft sein, mit einer Open-Source Portal Software zu arbeiten, die diese Anwendungslösung einfach nahtlos in ihr Portal integriert.

Fazit

Die Auswahl eines geeigneten Portals ist eine umfangreiche Aufgabe. Klären Sie Ihre Zielgruppe und den Einsatzzweck des Portals: Werden Sie sich über die eigenen Anforderungen klar, welche Prozesse Sie zu Beginn – aber auch in Zukunft – digitalisieren wollen. Benötigen Sie – direkt oder später – Anbindungen an andere Systeme? Benötigen Sie digitale Workflows? Welche Art von Dokumentenmanagement streben Sie an? Benötigen Sie ein Asset Management? Collaboration Tools?

In jedem Fall lohnt es, sich mit Open-Source Lösungen wie z. B. Liferay auseinander zu setzen, bevor man die lizenzkostenpflichtigen Lösungen wie Websphere oder Adobe Experience Cloud berücksichtigt. Auch große Unternehmen wie z. B. BMW setzen Liferay ein.

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