Erfolgreiche Wissensanwendung: das braucht es
Damit mühsam erworbenes Wissen im Laufe der Jahre innerhalb der Organisation nicht verloren geht, ist es wichtig, ein Wissensmanagement einzuführen. Was muss hierbei beachtet werden?
- Wissensmanagement in der Organisation bekannt machen (internes Marketing)
- Integration neuer Wissensmanagement-Prozesse in der Organisation und Anpassung bestehender Prozesse
- Anleitung zur Nutzung von Wissensmanagement-Systemen und Abbau von Vorbehalten gegenüber neuer Technik
- der Abbau von Vorbehalten gegenüber der im Wissensmanagement eingesetzten Systeme und Vereinfachung des Umgangs mit diesen
Identifikation wichtiger Stakeholder
Um Wissensmanagement organisationsweit zu fördern, ist zuerst einmal eine Übersicht der Stakeholder im Unternehmen nötig, welche direkt oder indirekt mit Wissensmanagement zu tun haben. Diese Gruppen sollten identifiziert werden, häufig ist hier die bereits in Teil 2 erstellte Zielgruppenanalyse nützlich.
Nach der Bestimmung wird in einer Matrix die Kommunikation mit diesen Stakeholdern beschrieben, ähnlich wie in folgendem Beispiel gezeigt:
| Stakeholder | Kommunikationsmaßnahmen |
|---|---|
| Vorstand | Direkter Rapport, regelmäßig Möglichkeiten zur Unterstützung erwähnen (Meetings, Vorstands-Blogs usw.) |
| Führungskräfte | Regelmäßiger Bericht mit Beschreibung von Maßnahmen zur Förderung Wissensmanagement (zweiwöchiger Newsletter), persönliche Gespräche zur Gewinnung von Promotoren |
| Mitarbeiter mit PC Arbeitsplatz | Regelmäßige Information und Aufruf zum Engagement für Wissensmanagement (zweiwöchiger Newsletter), Road-Show zur Demonstration der Systeme in verschiedenen Abteilungen, Videoschulungen zu den neuen IT-Systemen |
| Mitarbeiter ohne PC Arbeitsplatz | Regelmäßige Information und Aufruf zum Engagement für Wissensmanagement (Aushang, Ausdrucke) |
| QS-Beauftragter, Datenschutz-Beauftragter | Regelmäßige Abstimmung (zweiwöchiges Jour-fixe) |
| Betriebsrat | Einbeziehung von Beginn an, regelmäßige Information (vierwöchiger Infobericht) |
Förderer oder Bremser?
Geht es um den Abbau von Hindernissen gegenüber dem Wissensmanagement, kann dem Wissensmanager das Quadranten-Modell in der Vorbereitung helfen. Abhängig von der Art der Vorbehalte gegenüber Veränderungen werden dabei vier typische Verhaltensmuster unterschieden.
Am einfachsten ist es sicherlich – sind sie einmal für die Sache gewonnen – mit den Promotoren. Diese setzen sich aktiv für die Veränderung ein. Bei Skeptikern stehen die sachlichen Vorbehalte im Zentrum. Durch entsprechende Argumentation und positive Beispiele lassen sich diese jedoch durchaus überzeugen.
Bremser sind sachlichen Argumenten gegenüber wenig zugänglich, hier liegen die Vorbehalte auf der persönlichen Ebene. Gelingt es, sie persönlich einzubeziehen, können sie sich ebenfalls gewinnen lassen. Während Skeptiker sich auch durch Medien wie Newsletter umstimmen lassen können, ist bei Bremsern die persönliche Ansprache wichtig. Am schwierigsten ist der Umgang mit Widerständlern, die sich weder auf der sachlichen noch auf der persönlichen Ebene überzeugen lassen.
Quellen
Gilbert Probst, Steffen Raub, Kai, Romhardt: Wissen managen, Wiesbaden, 7. Auflage 2012
Klaus North, Andreas Brandner, Thomas Steininger: Wissensmanagement für Qualitätsmanager, Wiesbaden 2016
John P. Kotter: Chaos, Wandel, Führung, Düsseldorf, 1998
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